Chères présidentes d’associations cantonales, Chers présidents d’associations cantonales, Chères présidentes de clubs, Chers présidents de clubs,
Dès le printemps 2016, Swiss Cycling offrira des nouveautés dans les domaines de l’établissement des licences et de l’administration des membres. Les adaptations engendreront une extension du service client et une hausse des standards de service. Elles simplifieront le procédé pour les membres et augmenteront l’efficacité de la collaboration avec les clubs. Elles résultent du grand intérêt démontré lors de la première Conférence des présidents en octobre dernier. Pour nous, c’est ce qui a été décisif dans l’optique d’un tel développement.
1. Administration des membres:
Un outil d’administration des membres est désormais à disposition des clubs et des associations cantonales. Cet outil permet la saisie et la gestion des membres d’un club grâce à un Login personnel et se manipule de manière facile et intuitive. Les membres peuvent y être inscrits selon des catégories définies par le club lui- même et des remarques peuvent leur être attribuées. L’outil permet aussi l’envoi de mails directs à tous les membres ou à certains d’entre eux. Les données peuvent être exportées, par exemple pour l’envoi de lettres groupées. Chaque activité est sauvegardée au sein de l’administration du club, de manière à ce que chaque membre du conseil d’administration ou, en cas de passage de témoin, les successeurs puissent accéder aux activités passées. Les fonctions de base sont mises gratuitement à disposition de tous les clubs. Si besoin, l’ajout de la possibilité d’établir des factures personnalisées peut être obtenu contre une modeste contribution. Cette dernière dépend des fonctions supplémentaires souhaitées et s’élèvent entre CHF 50 et CHF 250/mois.
Les associations cantonales reçoivent également un accès aux données de leur région, pour autant que les clubs aient donné leur accord. L’outil offre également un travail administratif facilité avec la Fédération. L’envoi de la liste des membres n’a plus de raison d’être, puisque Swiss Cycling possède déjà l’accès au système. Swiss Cycling a créé un manuel d’instructions avec description détaillée des différentes fonctions. La Fédération reste également à disposition des autorités compétentes des clubs en tant que point de contact en cas de problèmes, cela à tout moment.
Bien entendu, la protection des données est garantie à tout moment. Le même système est aujourd’hui utilisé par le PDC, l’Association suisse des paraplégiques et la REGA.
2. Licences:
Les licences seront à l’avenir distribuées en même temps que la facture. Ceci permettra de faire disparaître le délai entre la réception du paiement et l’envoi de la licence. Le paiement doit être réalisé dans les 30 jours pour que la validité de la licence soit confirmée.
Si nous avons suscité votre intérêt, vous pouvez vous annoncer jusqu’au 17 avril 2016 auprès de Daria Kaiser, à l’adresse daria.kaiser@swiss-cycling.ch ou au 031 359 72 33. Pour tous ceux qui le souhaitent, nous organiserons par la suite une soirée de formation en allemand et en français.
Nous restons volontiers à votre disposition en cas de questions.
